Theo khoản 1, 2, Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (gọi tắt là Nghị định 23/2015/NĐ-CP) quy định:
1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Tuy nhiên, nội dung của nghị định lại không quy định về thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực nên được hiểu bản sao chứng thực là không có thời hạn sử dụng.
Thực tế hiện nay một số cơ quan nhà nước khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thường từ chối bản sao chứng thực quá thời hạn 3 tháng hoặc 6 tháng (gọi chung là quá hạn), vì lo ngại một số thông tin trên bản sao chứng thực có sự thay đổi, do bản chính có thể đã điều chỉnh về nội dung.
Như vậy, việc từ chối bản sao chứng thực quá hạn của một số cơ quan nhà nước là không đúng với quy định, gây phiền hà cho công dân, bởi vì pháp luật không quy định thời hạn sử dụng bản sao chứng thực.
Lý giải về việc này, một số cơ quan nhà nước cho rằng, việc từ chối bản sao chứng thực quá hạn là nhằm đảm bảo việc cập nhật đầy đủ thông tin để giải quyết các thủ tục hành chính một cách chính xác. Ví dụ, khi công dân thay đổi nơi cư trú hoặc có sự thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu nhưng lại lấy bản sao chứng thực sổ hộ khẩu cũ để nộp cho cơ quan nhà nước, do đó việc từ chối tiếp nhận bản sao chứng thực sổ hộ khẩu quá hạn là phù hợp.
Bên cạnh đó, có tình trạng một số cơ quan nhà nước khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thì từ chối tiếp nhận bản sao chứng thực các loại văn bản, giấy tờ như bằng tốt nghiệp THPT, tốt nghiệp cao đẳng, đại học… do quá hạn là không phù hợp, vì những thông tin trên những loại văn bản, giấy tờ này ít khi thay đổi theo thời gian.
Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, cần phải sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực trong 2 trường hợp.
Một là, không xác định thời hạn sử dụng đối với bản sao chứng thực những loại văn bản, giấy tờ như bằng cấp, biên bản, quyết định…(tức là những loại văn bản, giấy tờ ít có sự biến động, thay đổi thông tin theo thời gian).
Hai là, xác định thời hạn sử dụng bản sao chứng thực đối với những loại văn bản, giấy tờ có sự biến thông tin theo thời gian như sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc giấy khám sức khỏe…
Có như vậy, các cơ quan nhà nước mới có thể áp dụng thống nhất, tránh tùy tiện đặt ra các quy định “nội bộ” về thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực, gây phiền hà cho người dân.
