Đảm bảo an toàn cơ sở dữ liệu khi tái cơ cấu bộ máy

UBND tỉnh Yên Bái vừa ban hành Chỉ thị số 3/CT-UBND yêu cầu các cấp, ngành trên địa bàn tỉnh tăng cường công tác quản lý văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối toàn bộ tài liệu và cơ sở dữ liệu trong bối cảnh hệ thống chính trị đang bước vào giai đoạn sắp xếp, kiện toàn tổ chức theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị.

Theo đó, công tác văn thư, lưu trữ được xác định là nhiệm vụ trọng tâm và cấp thiết, đóng vai trò then chốt trong việc duy trì sự liên tục của hoạt động quản lý, điều hành, đồng thời góp phần bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ của thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo ở các cấp.

Theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh Yên Bái, toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; các cơ quan, đơn vị sau khi có quyết định hợp nhất hoặc chấm dứt hoạt động phải tiến hành đóng phông lưu trữ đúng quy định và không được ban hành văn bản hành chính kể từ thời điểm quyết định có hiệu lực.

Tài liệu phải tiếp tục được bảo quản tại kho lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc tại địa điểm hiện đang lưu trữ trước khi sắp xếp bộ máy. Tuyệt đối nghiêm cấm mọi hành vi chiếm giữ, chuyển giao trái phép, làm hỏng hoặc thất lạc tài liệu, dữ liệu.

Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, chính quyền địa phương các cấp chịu trách nhiệm trực tiếp về an toàn tài liệu trong toàn bộ quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, đồng thời tổ chức chỉ đạo việc thống kê, đóng gói, phân loại hồ sơ đã hoàn thành và chưa hoàn thành, lập danh mục cụ thể các công việc còn tồn đọng, đảm bảo tài liệu được bàn giao đúng quy định, đầy đủ và rõ ràng.

Việc thống kê, xác nhận số lượng tài liệu, cơ sở dữ liệu phải được thực hiện đầy đủ trên hệ thống phần mềm VOffice, đồng thời đảm bảo sự toàn vẹn của thông tin cho đến khi hoàn tất quá trình bàn giao.

Sở Nội vụ được giao nhiệm vụ xây dựng phương án tổ chức lại hệ thống Lưu trữ lịch sử tỉnh, tham mưu bố trí nguồn lực, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện công tác lưu trữ, bàn giao tài liệu sau sắp xếp.

Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm khoanh vùng, tích hợp dữ liệu trong hệ thống quản lý điều hành, đóng tài khoản của các cơ quan đã giải thể và mở tài khoản mới cho các đơn vị kế thừa, đảm bảo tính liên tục trong công việc. Đồng thời, đơn vị này cũng sẽ phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xác định, trích xuất, đóng gói và bảo quản tập trung tài liệu, dữ liệu số để bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền. Sở Tài chính trên cơ sở đề xuất từ các sở, ngành, địa phương sẽ thẩm định, tổng hợp và trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.

Công an tỉnh phối hợp đảm bảo an ninh, an toàn cho các kho lưu trữ và hệ thống dữ liệu. Tất cả các nội dung trên đều nhằm mục tiêu chung là giữ gìn, bảo quản tuyệt đối an toàn toàn bộ hồ sơ, dữ liệu trong giai đoạn chuyển giao tổ chức, tránh thất thoát, sai lệch hoặc gián đoạn trong hoạt động của hệ thống chính trị.

Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện Chỉ thị này và kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc phát sinh về UBND tỉnh thông qua Sở Nội vụ để được hướng dẫn, giải quyết.