Để nâng cao hiệu quả cải cách hành chính lĩnh vực đất đai, từ tháng 11/2023 đến nay, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố Sơn La đã triển khai hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa bằng bộ mã QR Code, được các tổ chức, cá nhân đến giao dịch đánh giá cao.
Phương thức tra cứu truyền thống còn nhiều hạn chế
Theo Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai thành phố Sơn La, quá trình tiếp nhận hồ sơ, thủ tục về đất đai của các tổ chức, cá nhân đến giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND thành phố cho thấy, một trong những nhu cầu chính của người dân là tra cứu các thủ tục hành chính và kê khai hồ sơ thủ tục hành chính.
Việc tra cứu các hồ sơ, thủ tục hành chính theo phương thức truyền thống còn gặp nhiều hạn chế. Ảnh: Nguyễn Nga.
Song, trên thực tế, việc hướng dẫn người sử dụng đất kê khai hồ sơ để nộp đúng, nộp đủ thủ tục ngay từ lần đầu là công việc cần nhiều thời gian, cần thiết có cán bộ hướng dẫn cụ thể để tránh việc kê khai không chính xác. Nhất là với những công dân lớn tuổi, người gặp khó khăn khi viết chữ hoặc điền các thông tin vào hồ sơ. Ngoài ra, tại một số thời điểm, khi lượng công dân đến thực hiện các thủ tục đông, việc hướng dẫn cũng gặp những hạn chế nhất định.
Bên cạnh đó, hiện nay, các thủ tục hành chính về đất đai được niêm yết trên bảng gắn trên tường, vị trí công khai không bị che khuất tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND thành phố và Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố. Tuy nhiên, việc niêm yết bằng bảng gắn trên tường bộc lộ nhiều khó khăn trong tra cứu như số lượng danh mục thủ tục hành chính quá nhiều, vị trí bảng treo có những danh mục nằm quá cao so với chiều cao của người tra cứu.
Trước thực trạng đó, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký Đất đai thành phố đã nghiên cứu, phát hành bộ mã QR gồm mẫu tờ khai và các hướng dẫn có liên quan của từng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết.
Bà Cầm Minh Thư, Giám đốc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thành phố cho biết: Việc sử dụng mã QR Code trong hướng dẫn thủ tục hành chính đất đai được Chi nhánh triển khai từ đầu tháng 11/2023 với 13 mã QR tương ứng với 13 thủ tục thuộc lĩnh vực đất đai và 10 mã QR tương ứng với 10 Quyết định liên quan đến thủ tục hành chính về đất đai được UBND tỉnh ban hành thuộc phạm vi của hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố.
Người dân đến thực hiện thủ tục hành chính về đất đai có thể dễ dàng tra cứu thông tin qua bộ mã QR Code. Ảnh: Nguyễn Nga.
Cắt giảm thời gian thực hiện các thủ tục từ 20-30%
Trong mỗi bộ QR Code đã bao gồm danh mục các giấy tờ, đơn, tờ khai… thuộc từng bộ thủ tục tương ứng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; quy trình các bước thực hiện; thành phần hồ sơ; thời gian giải quyết hồ sơ; yêu cầu của thủ tục hành chính, căn cứ pháp lý; biểu mẫu (nếu có); mức phí hoặc lệ phí (nếu có) được liệt kê thành tập danh mục, để người dân dễ tiếp cận, tra cứu.
Khi người dân đến giao dịch tại bộ phận một cửa, cán bộ tiếp nhận sẽ trao đổi xem công dân cần hướng dẫn thủ tục gì. Sau đó, công dân chỉ cần chụp lại hoặc quét mã QR tương ứng tại sổ danh mục mã QR bằng điện thoại thông minh của cá nhân, có thể về nhà tự kê khai hoặc kê khai trực tiếp mà chỉ phải hướng dẫn một lần.
Sau hơn 1 năm triển khai thực hiện, việc quét mã QR đã được các tổ chức, cá nhân đến giao dịch đánh giá cao, góp phần tăng cường hiệu quả, tính minh bạch, chính xác trong tra cứu, hướng dẫn các thủ tục hành chính về đất đai, giúp cho việc giải quyết thủ tục hành chính tại thành phố Sơn La đạt hiệu quả cao hơn trước từ 20-30%. Từ đó, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, cắt giảm chi phí, thời gian niêm yết khi có sự thay đổi về thủ tục hành chính; giảm bớt chi phí, thời gian đi lại cho công dân khi cần tra cứu thông tin về thủ tục hành chính và cách thức thực hiện, nộp hồ sơ trực tuyến.
Cùng với việc quét mã QR, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố đã kết hợp thực hiện mô hình “Ngày xoá bảo đảm không cần hẹn” nhằm giải quyết, trả kết quả cho các tổ chức, công dân ngay trong ngày hôm đó với các thủ tục hành chính “xoá đăng ký giao dịch bảo đảm” nếu đầy đủ thành phần hồ sơ theo yêu cầu. Hiện nay, Chi nhánh đang tiếp tục rà soát, nghiên cứu, bổ sung thêm một số thủ tục để nâng cao hơn nữa chất lượng phục vụ công dân, nâng tỷ lệ hồ sơ giải quyết sớm và đúng hạn, hướng tới sự hài lòng của các tổ chức, cá nhân đến giao dịch.
